Блог
Про бизнес и маркетинг

Что такое корпоративная почта

Комментариев нет 293 Просмотров

Если в вашей организации каждый сотрудник самостоятельно создает и настраивает для себя рабочий почтовый ящик, то эта публикация для вас.

Люди приходят в ваш бизнес, работают и иногда уходят. Уходят по-разному: некоторые с обидой, некоторые из-за сложившихся обстоятельств. А вот переписка с клиентами, их контакты и договоренности, необходимо, чтобы оставались.

Кто из ваших сотрудников следит за пришедшими с сайта заявками, проверяет письма, отвечает клиентам, записывает их на прием, модерирует отзывы, делает рассылки подписчикам? А кто ведет переписку с партнерами и отвечает на письма поставщиков?

Я неоднократно читала в новостях и слышала непосредственно от своих клиентов истории про менеджеров, которые уходя из компании на новое хлебное место, уводят за собой легион клиентов по целому направлению, приносящему львиную долю дохода всей организации. Или не уводят. Но клиенты все равно теряются, так как доступа к перепискам кроме того самого горе-менеджера, ни у кого нет и на письма больше никто не отвечает. А менеджер, тем временем, заболел, эмигрировал, ушел в депрессию или даже умер и на связь не выходит.

Чтобы исключить такие ситуации была придумана корпоративная бизнес почта.

Что такое корпоративная почта

Корпоративная почта — это набор почтовых адресов в формате email_name@site_name, созданных с целью упорядочить потоки бизнес-информации внутри компании и предоставить руководителям способ контроля за корпоративной перепиской.

Вся переписка между сотрудниками, а также переписка клиента с любым из менеджеров должна осуществляться только через такую почту. Каждый сотрудник при этом имеет доступ только к своему почтовому ящику и не может самостоятельно изменить его имя, пароль и некоторые другие данные. Зато изменять все эти данные и при необходимости читать любую переписку есть возможность у руководителя компании и его доверенного лица.

Конечно, проблему с недобросовестными менеджерами невозможно решить только лишь с помощью корпоративной почты. Но этот инструмент безусловно помогает держать ситуацию под контролем.

Как создать корпоративную почту

Даже если вы не организация, а частный предприниматель, то имеет смысл создать для себя корпоративную почту.

Самый простой способ — использовать специальные сервисы, например, почта для домена от Яндекс, почта для домена от Google или Mail.ru. Этот способ — отлично подходит частным предпринимателям и небольшим организациям. Домен потребуется приобрести заранее. При этом создавать сайт и прикреплять его к домену не обязательно. На Яндекс и Mail.ru создать почту для домена можно бесплатно. А вот на Gmail — услуга платная. Стоит ни много, ни мало — от 5.4$ за пользователя в месяц.

В качестве альтернативы, если у вас есть сайт, можно воспользоваться услугами своего хостинг-провайдера. Но во-первых, такая почта тоже платная — чем больше писем, тем больше места на сервере она занимает и тем больше вы платите за хостинг. Во-вторых, она часто имеет более сильные ограничения, чем предыдущий вариант: по скорости, надежности, стабильности работы и доступному для писем месту на сервере. Ну и в-третьих, лично я больше доверяю свои корпоративные тайны переписки Google и Яндекс, чем любому из хостинг-провайдеров.

Последний возможный вариант — разместить корпоративную почту на собственном сервере. Это самый надежный и независимый вариант из всех. Однако требует наличие определенных знаний и значительных расходов на специальное оборудование.

как создать корпоративную бизнес-почту
Привет. Меня зовут Татьяна. Я fullstack программист, бизнес-консультант и основатель проекта WidgetSoft. Если вам нужна помощь специалиста, чтобы создать корпоративную почту для домена, свяжитесь со мной или оставьте свой контакт и я сама выйду с вами на связь в самое ближайшее время.

Что еще важно знать

Корпоративная бизнес почта — это не просто способ контроля за перепиской подчиненных, но и распределенная система прав доступа к бизнес-информации.

Например, на какой почтовый ящик придет письмо для восстановления пароля к вашим аккаунтам в социальных сетях? Очевидно, чтобы вам, как владельцу, не пришлось беспокоиться о том, что кто-то из обиженных на вас сотрудников от имени вашей организации публикует в вашем профиле Инстаграм информацию порнографического содержания, для всех соц.сетей и рекламных аккаунтов следует завести отдельный почтовый ящик.

Какие еще электронные ящики создают с целью упорядочить потоки бизнес-информации? Предположим, доменное имя вашего сайта example.com. Тогда это могут быть:

  • info@example.com — официальный публичный почтовый ящик, который размещается на сайте в разделе контакты и в различных онлайн-каталогах
  • order@example.com — почта для сбора заявок с рекламных объявлений, с сайта и соц. сетей
  • между сотрудниками внутри организации и для размещения на их корпоративных визитках как правило называют по фамилии каждого из них ivanova@example.com, petrova@example.com, sidorova@example.com
  • иногда создают отдельный ящик с доступом для целого отдела marketing@example.com — отдел маркетинга, sale@example.com — отдел продаж, support@example.com — отдел технической поддержки

Нужна ли корпоративная почта частному предпринимателю

Если вы частный предприниматель и работаете один, то все равно имеет смысл задуматься о создании корпоративной почты. И вот почему:

  • Красивый адрес почтового ящик вызывает больше доверия со стороны партнеров и клиентов.
  • Почтовый адрес для домена очень пригодится, если вы захотите использовать такой канал продвижения, как email-маркетинг (почтовые рассылки для подписчиков)
  • Наличие корпоративной почты дисциплинирует и помогает упорядочить информацию еще на старте своей деятельности, чтобы к моменту найма первого маркетолога, «продажника» или smm-специалиста, четко понимать, кому и какой доступ выделять. Ведь сделать то же самое спустя время будет сложнее, так как многие партнеры, поставщики и клиенты уже привыкнут держать с вами связь с помощью какого-то конкретного адреса.

Таким образом, корпоративная почта — это инструмент, который является важной частью любых бизнес-процессов. И не важно к какой организационно-правовой форме деятельности относится ваш бизнес.

Всем хорошего дня!

2021 © Услуги программиста Все права защищены